Kennst du das Gefühl, nach einem langen Tag voller Meetings endlich nach Hause zu kommen, nur um festzustellen, dass du kaum etwas erledigt hast? Du bist nicht allein. Viele Führungskräfte verbringen den Großteil ihres Tages in Meetings, die oft als unproduktiv empfunden werden. Und wenn du erst nach 18 Uhr Zeit findest, um wirklich zu arbeiten, läuft irgendetwas schief.
Doch es gibt Hoffnung: Mit ein paar cleveren Tricks kannst du deine Meetings so optimieren, dass sie nicht nur weniger Zeit in Anspruch nehmen, sondern auch bessere Entscheidungen ermöglichen. Klingt gut, oder? Dann lass uns loslegen!
1. Meetings sind nicht immer die Lösung: Weniger ist manchmal mehr 🛑
Einer der größten Zeitfresser in Unternehmen sind Meetings, die eigentlich gar nicht nötig sind. Stell dir folgende Situation vor: Ein Gesundheitsunternehmen organisiert regelmäßig ein „Wachstums-Komitee“, das über strategische Partnerschaften und neue Geschäftsfelder entscheiden soll. In der Realität läuft es aber anders – das Komitee trifft kaum Entscheidungen, während das Executive Committee (mit einigen der gleichen Mitglieder) am Ende die wichtigen Entscheidungen fällt. Das Resultat? Doppelte Arbeit und verwirrte Mitarbeiter.
Handlungsempfehlung: Stell dir die Frage „Brauchen wir dieses Meeting wirklich?“
Bevor du ein Meeting einberufst oder einer Einladung zusagst, frag dich, ob es wirklich notwendig ist. Kann die Entscheidung vielleicht auch von einer Einzelperson getroffen werden? Muss das Thema wirklich in der Runde besprochen werden oder reicht eine E-Mail? Weniger Meetings bedeuten mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.
2. Klare Zuständigkeiten: Wer entscheidet eigentlich? 🎯
Ein weiteres Problem vieler Meetings ist die mangelnde Klarheit darüber, wer eigentlich das Sagen hat. Wenn nicht klar ist, wer die Entscheidung treffen soll, enden Meetings oft in endlosen Diskussionen, ohne dass ein Ergebnis erzielt wird. In dem Beispiel des Gesundheitsunternehmens führte die Unklarheit darüber, wer die Entscheidungsgewalt hat, dazu, dass viele Themen in einer Art „Schwebestatus“ blieben.
Handlungsempfehlung: Definiere klare Entscheidungsrechte
Sorge dafür, dass vor jedem Meeting klar ist, wer die Entscheidung trifft. Das kann bedeuten, dass eine Person die Verantwortung übernimmt, während die anderen als Berater fungieren. So vermeidest du unnötige Diskussionen und kommst schneller zu einem Ergebnis.
3. Psychologische Sicherheit: Trau dich, Entscheidungen zu treffen! 💪
Viele Führungskräfte scheuen sich davor, Entscheidungen zu treffen, aus Angst, die falsche Wahl zu treffen. Diese Unsicherheit kann dazu führen, dass Entscheidungen immer weiter nach oben eskaliert werden – und das lähmt die gesamte Organisation.
Handlungsempfehlung: Fördere eine Kultur der Entscheidungsfreude
Sorge also dafür, dass dein Team weiß, dass Fehler menschlich sind und nicht immer vermieden werden können. D.h. ein Umfeld, in dem sich jeder traut, mutige Entscheidungen zu treffen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. Angst killt im Gehirn jede Innovationsfähigkeit. Nicht nur die New Work-Bewegung hat längst bewiesen, dass Fehlertoleranz und ansprechende Arbeitsplätze Effizienztreiber sind. Aber nur mit „Kicker“ aufbauen, ist noch keine Kultur verändert.
4. Checke deine Meetings: Der einfache Kalender-Trick 📅
Ein einfacher, aber wirkungsvoller Tipp: Schau dir deinen Kalender an und überprüfe die geplanten Meetings auf ihre Notwendigkeit. Stelle dir dabei folgende Fragen:
- Ist das Meeting wirklich notwendig, oder kann das Thema anders geklärt werden?
- Gibt es klare Entscheidungsrechte?
- Haben alle Teilnehmer:innen eine klare Rolle und wissen sie, wozu sie eingeladen sind?
- Habe ich Mittel und Methoden im Einsatz, die die Partizipation aller Teilnehmer:innen fordert und fördert?
- Zahlen Inhalt und Methodik des Meetings in den Unternehmenssinn ein?
Wenn du eine dieser Fragen mit „Nein“ beantwortest, solltest du überlegen, ob das Meeting wirklich stattfinden muss. Und die Basics der Vorbereitung kennst Du: Entwerfe eine klare Agenda, definiere die Ziele und stelle sicher, dass alle Teilnehmer wissen, was von ihnen wie (auch in der Vorbereitung) erwartet wird. Je klarer die Strukturen, desto besser oft die Ergebnisse.
Fazit: Weniger Meetings, mehr Produktivität 🏆
Meetings sind oft unvermeidlich, aber sie müssen nicht zur Last werden. Indem du unnötige Treffen streichst, klare Entscheidungsrechte definierst und eine Kultur der Entscheidungsfreude förderst, kannst du nicht nur wertvolle Zeit sparen, sondern auch bessere, schnellere Entscheidungen treffen.
Es geht nicht darum, mehr zu arbeiten, sondern smarter. Und das beginnt mit der Art und Weise, wie du deine Meetings gestaltest. Also, worauf wartest du noch? Starte noch heute und mache deine Meetings zu einem echten Erfolgsfaktor! 🚀
Bildquelle: Stabil-Grazil 2024
